Какие есть системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (ЭДО) — это программные комплексы, которые позволяют организовать обмен документами в электронном виде. Решения для электронного документооборота предназначены для автоматизации бизнес-процессов и ускорения работы с документами в компании.
- Классификация видов документооборота
- Обзор программ документооборота
- Форматы электронных документов
- Особенности современных систем электронного документооборота
- Полезные советы по выбору системы документооборота
Классификация видов документооборота
Выделяют несколько видов документооборота: справочно-информационный, производственный, управленческий и архивный. Справочно-информационный документооборот включает в себя письма, записки, докладные, объяснительные, стенограммы и др. Производственный документооборот связан с чертежами, маршрутными листами, нарядами, инструкциями. Управленческий документооборот включает планы, целевые программы, уставы, а архивный — каталоги, классификаторы и др.
Обзор программ документооборота
Среди наиболее популярных программ электронного документооборота следует выделить Directum, DocVision, ELMA, NauDoc, СЭД «ДЕЛО», EOS for Microsoft SharePoint, СЭД «Е1 Евфрат», ТЕЗИС.
Directum — это российская система управления документами. Эта система позволяет управлять всеми процессами работы с документами, начиная от создания и заканчивая архивированием. DocVision — это комплексное решение для управления документами и бизнес-процессами. ELMA ECM+ — российская ECM-система, позволяющая автоматизировать любые бизнес-процессы в организации. NauDoc — удобная и функциональная система управления электронными документами, разработанная российской компанией «Наумен». СЭД «ДЕЛО» — популярная в России система управления электронными документами и бизнес-процессами. EOS for Microsoft SharePoint — решение, разработанное на основе Microsoft Sharepoint, позволяющее организовать эффективную работу с документами. СЭД «Е1 Евфрат» — российская система управления документами и бизнес-процессами в компании. ТЕЗИС — система электронного документооборота, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы и управление документами.
Форматы электронных документов
В настоящее время наиболее распространенные форматы содержательной части электронного документа — это графический формат (RDF, ТIFF, JPЕG), текстовый формат (RТF, DОС), табличный формат (ХLS), презентации (РРТ) и архивированный формат (RAR, ZIР).
Особенности современных систем электронного документооборота
Современные системы электронного документооборота на российском рынке являются ECM-системами, которые позволяют не только автоматизировать работу с документами, но и управлять бизнес-процессами. Однако, термин система электронного документооборота стал более привычным и популярным в российском бизнесе.
Полезные советы по выбору системы документооборота
При выборе системы электронного документооборота стоит учитывать ряд критериев, в том числе: совместимость с нынешней IT-инфраструктурой компании, возможность интеграции с другими системами, функциональность, удобство использования, степень защиты и безопасности данных. Также стоит обратить внимание на квалификацию подрядчика, его опыт и рейтинг на рынке.
Правильно выбранная система электронного документооборота позволит ускорить процессы работы с документами и бизнес-процессами в компании, сократить расходы на бумажную документацию и устаревшие технологии.
