Как в СБИС отправить приглашение контрагенту на Эдо

В современном мире электронный документооборот (ЭДО) — это не просто удобство, а необходимость. Он позволяет сократить время на обработку документов, снизить затраты на бумажные носители и повысить эффективность работы. СБИС — это популярная платформа для обмена электронными документами, которая предоставляет множество возможностей для оптимизации бизнес-процессов.

В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию о том, как пригласить контрагента в СБИС для работы с ЭДО.

1. Шаг 1: Найдите контрагента в СБИС
2. Шаг 2: Отправьте приглашение контрагенту
3. Дополнительные способы отправки приглашений
4. Шаг 3: Отслеживайте статус приглашения
5. Шаг 4: Настройка доступа для сотрудников контрагента
6. Шаг 5: Подписание и отправка документов
7. Полезные советы
8. Выводы
9. Часто задаваемые вопросы

Шаг 1: Найдите контрагента в СБИС

1. Перейдите в раздел «Компании». Это ваш первый шаг в процессе приглашения. На панели инструментов СБИС вы увидите иконку с изображением здания — это и есть «Компании».
2. Введите ИНН/КПП контрагента. СБИС предоставляет возможность поиска контрагентов по их уникальным идентификационным номерам. Введите эти данные в специальное поле поиска.
3. Откройте карточку контрагента. После ввода ИНН/КПП СБИС отобразит список компаний, соответствующих вашему запросу. Выберите нужную компанию из списка и кликните на нее — откроется карточка контрагента, содержащая подробную информацию о нем.
4. Проверьте значок в карточке контрагента. В карточке контрагента вы увидите значок, отображающий статус его подключения к СБИС. Если рядом с названием компании есть значок ✅, это означает, что контрагент уже подключен к СБИС и вы можете сразу начать обмен электронными документами. Если вы видите другой значок, например, ❓, это означает, что контрагент не подключен к СБИС.

Шаг 2: Отправьте приглашение контрагенту

1. Нажмите «Пригласить в СБИС». Если контрагент не подключен к СБИС, вы увидите кнопку «Пригласить в СБИС» в карточке контрагента. Нажмите на нее, чтобы начать процесс приглашения.
2. Проверьте организацию отправителя. Перед отправкой приглашения убедитесь, что в поле «Организация отправителя» указана правильная информация о вашей компании. Если информация неверна, исправьте ее.
3. Введите email контрагента. Введите электронный адрес контрагента, на который будет отправлено приглашение. Убедитесь, что адрес введен правильно, чтобы приглашение дошло до адресата.
4. Отправьте приглашение. После проверки всех данных нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить приглашение контрагенту.

Дополнительные способы отправки приглашений

Помимо вышеописанного способа, вы можете отправить приглашение контрагенту с помощью следующей инструкции:

1. Перейдите в раздел «Администрирование». В меню СБИС найдите раздел «Администрирование» — это ваш центр управления настройками системы.
2. Перейдите в раздел «Обмен электронными документами». В разделе «Администрирование» найдите подраздел «Обмен электронными документами».
3. Перейдите в раздел «Обмен с контрагентами». В подразделе «Обмен электронными документами» найдите подраздел «Обмен с контрагентами».
4. Перейдите в раздел «Настройки ЭДО». В подразделе «Обмен с контрагентами» найдите подраздел «Настройки ЭДО».
5. Перейдите в раздел «Настройки отправки». В подразделе «Настройки ЭДО» найдите подраздел «Настройки отправки».
6. Нажмите «Создать». В подразделе «Настройки отправки» вы увидите кнопку «Создать». Нажмите на нее, чтобы открыть форму создания нового приглашения.
7. Заполните форму. В открывшемся окне введите информацию о вашей организации, ее учетной записи, контрагенте, которому вы отправляете приглашение, и его учетной записи.
8. Отправьте приглашение. После заполнения всех данных нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить приглашение контрагенту.

Шаг 3: Отслеживайте статус приглашения

1. Перейдите в раздел «Настройки». В меню СБИС найдите раздел «Настройки».
2. Перейдите в блок «Доступ и права». В разделе «Настройки» найдите блок «Доступ и права».
3. Нажмите «Пользователи». В блоке «Доступ и права» найдите кнопку «Пользователи». Нажмите на нее, чтобы открыть список пользователей.
4. Введите ФИО в строку поиска. Если вы знаете имя и фамилию сотрудника контрагента, которого вы пригласили, введите его данные в строку поиска.
5. Перейдите в раздел «Приглашены». Если вы не знаете имя и фамилию сотрудника, перейдите в раздел «Приглашены». В этом разделе вы увидите список всех приглашенных сотрудников.
6. Проверьте статус приглашения. В списке приглашенных сотрудников вы увидите статус приглашения:

• Приглашение отправлено — сотрудник еще не перешел по ссылке в приглашении.
• Приглашение принято — сотрудник перешел по ссылке в приглашении и принял его.
• Приглашение отклонено — сотрудник перешел по ссылке в приглашении, но отклонил его.

Шаг 4: Настройка доступа для сотрудников контрагента

1. Перейдите в раздел «Без доступа». В списке пользователей найдите раздел «Без доступа». В этом разделе находятся сотрудники, которые еще не получили доступ к СБИС.
2. Отметьте пользователей. В разделе «Без доступа» вы увидите список сотрудников, которых вы пригласили. Отметьте галочкой тех сотрудников, которым вы хотите предоставить доступ к системе.
3. Нажмите «Пригласить в систему». После того, как вы отметили нужных сотрудников, нажмите кнопку «Пригласить в систему», чтобы отправить им приглашение на регистрацию в СБИС.
4. Назначьте роли. После того, как сотрудники зарегистрируются в СБИС, вам нужно будет назначить им роли. В блоке «Права» выберите «Минимальные», чтобы предоставить сотрудникам доступ только к необходимым функциям.
5. Выдайте полный доступ. Если вы хотите предоставить сотрудникам полный доступ к системе, выберите «Полный доступ».
6. Нажмите «Отправить». После того, как вы назначили роли, нажмите кнопку «Отправить», чтобы сохранить изменения.

Шаг 5: Подписание и отправка документов

1. Откройте документ. В СБИС вы можете подписать и отправить документы контрагенту. Откройте документ, который вы хотите подписать.
2. Нажмите на кнопку «Обсудить». В верхнем меню документа вы увидите кнопку «Обсудить». Нажмите на нее, чтобы открыть окно для отправки документа на подпись.
3. Выберите сотрудника. В окне «Обсудить» выберите сотрудника контрагента, которому вы хотите отправить документ на подпись.
4. Введите текст сообщения. Введите текст сообщения, в котором вы можете указать цель отправки документа на подпись.
5. Нажмите на кнопку «Подписать документы». После того, как вы ввели текст сообщения, нажмите на кнопку «Подписать документы», чтобы открыть список доступных действий.
6. Кликните «Запросить подпись». В списке доступных действий выберите «Запросить подпись». Это действие отправит документ контрагенту на подпись.

Полезные советы

• Проверяйте информацию о контрагенте. Перед отправкой приглашения убедитесь, что вы ввели правильный ИНН/КПП и электронный адрес контрагента.
• Используйте шаблоны для приглашений. СБИС предоставляет возможность использовать шаблоны для приглашений. Это позволит вам сэкономить время на заполнении формы.
• Отслеживайте статус приглашений. Регулярно проверяйте статус приглашений, чтобы убедиться, что контрагент получил приглашение и принял его.
• Настройте роли для сотрудников контрагента. Настройте роли для сотрудников контрагента, чтобы они могли работать в СБИС только с теми функциями, которые им необходимы.

Выводы

Приглашение контрагента в СБИС для обмена электронными документами — это простой и удобный процесс. Следуя этой пошаговой инструкции, вы сможете быстро и легко настроить обмен электронными документами с вашими контрагентами.

Преимущества использования СБИС:

• Упрощение документооборота. СБИС позволяет сократить время на обработку документов и снизить затраты на бумажные носители.
• Повышение безопасности. СБИС обеспечивает безопасный обмен электронными документами, защищая их от несанкционированного доступа.
• Увеличение эффективности работы. СБИС позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, связанные с документооборотом, повышая эффективность работы.

Часто задаваемые вопросы

• Как узнать, принял ли контрагент приглашение? Чтобы узнать, принял ли контрагент приглашение, перейдите в раздел «Настройки» — «Доступ и права» — «Пользователи» — «Приглашены». В этом разделе вы увидите статус приглашения.
• Что делать, если контрагент не принял приглашение? Если контрагент не принял приглашение, вы можете попробовать отправить ему новое приглашение или связаться с ним по телефону или электронной почте.
• Как изменить настройки ЭДО? Чтобы изменить настройки ЭДО, перейдите в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» — «Настройки ЭДО».
• Как отправить документ на подпись? Чтобы отправить документ на подпись, откройте документ и нажмите на кнопку «Обсудить». Выберите сотрудника, которому вы хотите отправить документ на подпись, и введите текст сообщения. Нажмите на кнопку «Подписать документы» и выберите «Запросить подпись».