Чем отличаются ECM системы от СЭД
Отличие ЕСМ от СЭД возникает из-за более гибких настроек маршрутов движения документов. В этой статье мы рассмотрим подробно, что представляют из себя ECM и СЭД системы и какие отличия между ними существуют.
- Что такое ECM системы
- Что такое СЭД системы
- В чем отличие электронного документооборота от электронного обмена данными
- Что включает в себя СЭД система
- Какие существуют СЭД системы
- Системы делопроизводства
- Цифровые архивы
- Workflow-системы
- ECM-системы
- Подробные советы для использования ECM и СЭД
- Вывод
Что такое ECM системы
ECM (Enterprise Content Management) — это бизнес-платформа, которая предназначена для управления корпоративным контентом, автоматизации бизнес-процессов и организации документооборота в компании. ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов и позволяет создавать более сложные системы, интегрированные с другими приложениями.
Что такое СЭД системы
СЭД (Система Электронного Документооборота) — это система управления электронными документами, которая обычно состоит из электронного архива документов и системы автоматизации деловых процессов (workflow). Основной задачей СЭД является сохранение электронных документов и контроль доступа к ним, а также автоматизация бизнес-процессов.
В чем отличие электронного документооборота от электронного обмена данными
EDI (Electronic Data Interchange) и ЭДО (Электронный Документооборот) представляют собой разные виды электронной обработки документов. EDI позволяет обмениваться стандартизированными EDI-сообщениями, которые подтверждают операции, тогда как ЭДО — это переведенные в электронный формат привычные документы.
Что включает в себя СЭД система
СЭД-система может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из вариантов применения BPM системы.
Какие существуют СЭД системы
Рассмотрим виды СЭД-систем, применяемых в разных компаниях:
Системы делопроизводства
Такие системы применяются в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Они позволяют просто и быстро обрабатывать документы и строго контролировать права доступа к ним.
Цифровые архивы
Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. Выбор технических средств для цифровых архивов зависит от особенностей бизнес-процессов в конкретной компании.
Workflow-системы
Workflow-системы используются для автоматизации бизнес-процессов и управления ими с помощью специальных инструментов, которые позволяют участвующим в процессе сотрудникам эффективнее взаимодействовать друг с другом.
ECM-системы
ECM-системы объединяют возможности СЭД и Workflow-систем. Они используются для управления корпоративным контентом, автоматизации бизнес-процессов и организации документооборота в компании.
Подробные советы для использования ECM и СЭД
- Перед выбором СЭД или ECM системы необходимо провести аудит и оценить необходимый функционал для управления корпоративным контентом и документооборотом в компании.
- Необходимо иметь понимание о том, какие бизнес-процессы повлияют на использование данной системы.
- Важно правильно организовать документооборот в компании, прежде чем переходить на использование ECM или СЭД системы.
- Обучите всех сотрудников, которые будут использовать систему. Для этого можно пригласить специалистов или использовать специальные курсы обучения.
- Используйте только проверенные, лицензионные программы, которые удовлетворяют стандартам безопасности.
- Никогда не оставляйте конфиденциальную информацию без контроля.
- Используйте систему регулярно и следите за ее обновлениями и технической поддержкой.
Вывод
ECM и СЭД системы представляют собой эффективные инструменты управления корпоративным контентом и документооборотом в компании. ECM позволяет создавать более сложные системы и интегрироваться с другими приложениями, а СЭД это простой инструмент управления электронными документами. Правильно организованный документооборот с помощью ECM или СЭД системы поможет вашей компании повысить эффективность работы и защитить конфиденциальность ваших данных.
